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28 Jul 6 pasos para implementar con éxito un programa ERP
La gestión automatizada y centralizada de los procesos de negocio es una necesidad a la que ninguna empresa debe renunciar si quiere ser competitiva hoy en día. Y ¿qué es un programa ERP? Justamente la herramienta que permite eso. Pero este objetivo no se consigue simplemente implantando un ERP, por muy bueno que sea, sino diseñando una estrategia para desplegar con éxito un software ERP, de manera que se ajuste al 100% a las características de la empresa, de su negocio y de su sector.
Implementar un programa ERP no debe ser nunca un fin en sí mismo, el objetivo a cumplir es mejorar la gestión de la empresa. El sistema ERP es el medio para lograrlo. Esto significa que previamente, durante y después de su despliegue tiene que llevarse a cabo un trabajo en el que haya un diálogo continuo entre TI y negocio.
Por la parte tecnológica es fundamental conocer cuáles son los mejores ERP para la Pyme o la organización, valorando aspectos como funcionalidades, innovación, capacidad de adaptación para el sector al que pertenezca, etc. Son conocimientos que, por lo general, resultan complejos para los responsables TIs de las compañías debido a los continuos cambios que afectan a la tecnología hoy en día. Apoyarse en la experiencia de una empresa de servicios gestionados IT es una buena decisión para comenzar el trayecto que permita implantar el mejor software de gestión ERP eficazmente.
Manual básico para desplegar una solución de ERP sencilla y rentable
Un ERP óptimo es una pieza clave en la Transformación Digital de las empresas. Por eso el proyecto de implantación de un ERP debe regirse por unos mínimos que eviten resultados frustrantes después de los esfuerzos en tiempo y dinero invertidos.
1) Realizar una auditoría previa y un diseño del proyecto. Hay que determinar de qué punto se parte y a dónde se quiere llegar. Es crítico identificar claramente los procesos que se quieren gestionar y cómo. Esta tarea ayudará a controlar los costes de la implantación de partida y marcará el calendario del proyecto, evitando que se eternice.
2) Seleccionar un programa ERP modular y flexible. Invertir en una solución de gestión empresarial ERP es una gran apuesta para las cuentas empresariales, por eso es fundamental tener la seguridad de que no es necesario integrar inicialmente todas sus capacidades, sino ir poco a poco añadiendo lo que se va necesitando. Además, una de las ventajas de contar con la ayuda de un servicio de mantenimiento informático especialista en ERPs es que podrá adaptar sus funciones a los requisitos de cada empresa, personalizando su uso al máximo, más allá de su configuración básica.
3) Poner el máximo interés en la migración de los datos. En este apartado vuelve a ser determinante la ayuda de un socio IT que se encargue de esta transferencia desde los sistemas antiguos, velando por la calidad y la fiabilidad de los datos que alimentarán el nuevo ERP y los procesos diseñados. Igualmente, se ocupará de su integración con el resto de la arquitectura de soluciones tecnológicas que haya en la empresa.
4) Priorizar la elección de un ERP comercial intuitivo para facilitar la gestión del cambio. Los usuarios finales son los que determinarán, en buena medida, el éxito de una implantación. Para asegurar la aceptación de una herramienta nueva, no hay nada como ofrecer un uso lo más sencillo posible. En este sentido, es muy recomendable que en las fases comentadas participe siempre algún representante de los usuarios. Sus apreciaciones serán determinantes para diseñar la solución más adecuada.
5) Apostar por una puesta en producción gradual. Poner en marcha de golpe un programa ERP es muy peligroso. No solo perjudica la gestión del cambio, sino que puede llevar aparejadas desagradables sorpresas al no ejecutarse como se esperaba. Lo recomendado es ir poco a poco, liberando por partes el proyecto global tras obtener las validaciones oportunas.
6) No escatimar recursos en formación, soporte y mantenimiento. Cuanto mejor se conozcan todas las prestaciones de la solución ERP y cómo puede personalizarse a gusto de diferentes roles, más eficaz será. Es algo que garantiza tener la ayuda de una empresa experta en Gestión TI. Y no solo durante los cursos que se programen tras la implantación, sino en su uso diario dando soporte a los usuarios que tengan dudas. Para ello, establecer un servicio help-desk es una opción muy a tener en cuenta, lo mismo que contratar servicios de mantenimiento correctivo y evolutivo que aseguren la puesta al día continua del software ERP para que la empresa siempre sea competitiva.
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