OTT Medioambiente Iberia

OTT Medioambiente Iberia

“Ahora somos menos pero más eficaces, tenemos más control y más información. El tiempo que ahorramos lo invertimos en labores de gerencia haciendo informes y análisis de forma sencilla. Nuestra actividad diaria ya no es solo sacar información de los sistemas y comprobar su veracidad como antes.»

Olga Ferrer, gerente de OTT Medioambiente Iberia

Elegir uN ERP Eficaz
Caso de Exito Orbit Consulting - OTT Medioambiente Iberia

Sector: Distribución de Tecnología para el Medio Ambiente

Cifras de negocio: Facturación media anual de 1,5 millones de euros. Cuenta con una cartera de clientes de 1.500 cuentas.

Ubicación: Sede en Madrid desde donde se gestiona el mercado de España, Portugal y África.

Solución: Automatización de toda la gestión empresarial en una única plataforma integrando Sage 100 como ERP y Sage CRM para la gestión comercial. Generación de informes para el análisis de datos. Servicio de Soporte.

Situación de Partida

OTT Medioambiente Iberia S.L. es una filial del fabricante alemán de productos y soluciones de medición hidrológicas, meteorológicas y para la gestión del Medio Ambiente OTT Hydromet, perteneciente a la multinacional estadounidense Danaher. Constituida en 2001, compra a la casa matriz en Alemania y distribuye desde su sede en Madrid sus equipos a España, Portugal y África. Sus clientes son mayoritariamente del sector público: Confederaciones hidrográficas, Universidades, Gobiernos regionales, Institutos públicos, etc.

La compañía ha llevado a cabo una restructuración interna que sus responsables decidieron acompañar con una actualización de sus soluciones de gestión para optimizar al máximo los procesos y las tareas del personal. Confiaba en Sage 100 como ERP, pero estaba desaprovechado al no tener actualizado su módulo de gestión comercial y no utilizar el de contabilidad pues se trabajaba con Sage ContaPlus. Como solución para la gestión comercial, contaba con un CRM que no estaba integrado en el ERP.

“Apoyarnos en tres sistemas que no estaban integrados suponía tener que ir abriéndolos y cerrándolos para completar los procesos, repitiendo muchas veces funciones”, indica Olga Ferrer, gerente de OTT Medioambiente Iberia S.L. A esto se unía que recibían el soporte de una consultora ubicada en otra ciudad, lo que impedía la agilidad que OTT demandaba.

“A la hora de buscar una solución teníamos un requisito obligatorio por parte de OTT en Alemania: que la solución que implantáramos fuera flexible y garantizara el acceso, captura y migración de los datos si en un futuro se quisiera implantar otra plataforma”, explica Ferrer.

La Propuesta de Orbit Consulting Group

Dada su experiencia satisfactoria con Sage, OTT rechazó implantar productos de otros proveedores. Tras contactar directamente con Sage y conocer el alcance de sus servicios, prefirió confiar su proyecto a Orbit Consulting Group, Silver Partner de Sage, tras la recomendación de su antiguo socio tecnológico, para obtener el trato personalizado que consideraba imprescindible.

Orbit Consulting Group analizó con OTT Medioambiente Iberia las carencias de sus sistemas, así como las fases y requisitos de sus procesos para integrar y automatizar en un único sistema personalizado flexible y abierto toda la gestión de la empresa, combinando las capacidades ERP de Sage 100 y las de Sage CRM, como herramienta comercial.

La actualización de Sage 100 Implicó la migración y la limpieza (repeticiones, errores…) de datos de una BBDD CBase a una BBDD SQL sobre la que poder desplegar cubos analíticos con informes ad-hoc en tablas dinámicas para analizar detalladamente distintos aspectos relacionados con su negocio.

Su puesta al día conllevó, además, habilitar aspectos infrautilizados del módulo de gestión comercial y la activación del de contabilidad para sustituir Sage ContaPlus, accediendo a capacidades avanzadas y, a la vez, sencillas de utilizar en un interface configurable a medida.

Orbit Consulting Group implementó este nuevo entorno en 9 semanas. “Fue rapidísimo, en tan solo un mes estuvo operativo el módulo de contabilidad, y pudimos reportar a Alemania cumpliendo los plazos”, apunta Olga Ferrer.

Beneficios Obtenidos

OTT Medioambiente Iberia centraliza en la nueva plataforma todos los procesos empresariales y su documentación, desde que el equipo comercial detecta una oportunidad de negocio y la activa en Sage CRM hasta que se convierte en pedido y pasa, simplemente activando un botón, a Sage 100 para que el departamento de administración gestione y cree los documentos oportunos para comprar el material solicitado, facturar (compras y ventas), contabilizar, realizar pagos, recibir cobros y hacer conciliaciones bancarias.

“Todo ese flujo nace en Sage CRM, una solución que ha facilitado el trabajo del equipo comercial organizándolo mejor y pudiendo proponer ofertas personalizadas gracias a su integración con Sage 100 para consultar precios, condiciones, características del cliente, etc. Incluso yo misma les inserto comentarios para que los tengan en cuenta”, comenta Olga Ferrer.

Como responsable financiera de la empresa, destaca, sobre todo, el valor de los cubos analíticos diseñados por Orbit que se generan de forma automática con información siempre actualizada con los que analizar múltiples aspectos clave del negocio: “Son datos fiables que se obtienen del lugar correcto ya sea en Sage CRM o Sage 100. Accedo fácilmente a Listado de clientes, Listado de precios, Reporte financiero, Vencimiento de cuentas por pagar, etc., pudiendo incorporar distintos campos y aplicar múltiples filtros. Antes tenía que configurarlos manualmente en Excel”.

Según Olga Ferrer, “ahora somos menos personal pero más eficaces, tenemos más control sobre lo que hacemos y más información de lo que pasa que compartimos entre todos. El tiempo que ahorramos podemos invertirlo en labores de gerencia haciendo informes y análisis de forma sencilla. Nuestra actividad diaria ya no es solo sacar información de los sistemas y comprobar su veracidad como antes”.

El Valor de Orbit Consulting Group

La responsable de OTT Medioambiente Iberia apunta a la calidad profesionalidad de Orbit Consulting Group como clave en el éxito del proyecto. “Se han involucrado totalmente desde el principio. Hablamos mucho para que la solución se alineara con nuestros requisitos y nuestras características. Fueron muy meticulosos haciendo pruebas para poner en producción cada una de las fases del proyecto”.

Además, destaca la cercanía de su equipo: “Se mostraron muy amables y pacientes no solo en la formación sino en el día a día de la configuración del sistema, no hubo ningún tipo de secretismo. Ahora tenemos contratado un bono de 20 horas mensuales de soporte y siempre responden con gran agilidad, invirtiendo muchas veces más allá del tiempo establecido hasta dejarnos satisfechos”.

La eficacia del sistema implantado y, en concreto, de los informes diseñados por Orbit ha transcendido a otras filiales del grupo que se han interesado por conocer sus pormenores para incorporarlos, con las modificaciones específicas de cada país, a sus soluciones de gestión.

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