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Basándose en las capacidades BPM de Sage CRM, Orbit Consulting Group ha desarrollado una solución que automatiza tanto la gestión del flujo de aprobaciones de gastos como su control presupuestario
Los gastos de departamentos y empleados (compras, viajes, pago a proveedores…) impactan directamente en los gastos totales de las organizaciones. Optimizar su proceso de validaciones y controlarlos resulta crítico no solo para garantizar el cumplimiento de los presupuestos corporativos, sino para agilizar al máximo las tareas de validación y acelerar, así, las operativas dependientes de estas.
Vídeo Demo:
La solución de Gestión de gastos de Orbit basada en Sage CRM
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1- Automatización del circuito de aprobaciones
Tradicionalmente, la gestión de gastos se ha realizado utilizando complejas hojas de cálculo o desarrollos informáticos a medida poco flexibles que dificultan su valoración y generan errores.
La solución de Orbit permite centralizar y automatizar en una única herramienta accesible tanto para solicitantes como validadores todo el ciclo de vida que conforma la aprobación de un gasto:
Definición de distintos gastos y validadores. Cada empresa puede definir diferentes tipos de gastos (por coste, concepto, departamento, etc.) y de validadores (jefes de departamento, director financiero, director de operaciones, etc.). De manera que, dependiendo de la clase de gasto, se dirigirá a un rol validador o a otro.
Integración con cualquier ERP. En el momento que se aprueba un gasto o, si se prefiere, se confirma su ejecución, se convierte automáticamente en un apunte contable dentro del ERP corporativo. No es necesario insertarlo manualmente.
Gestión documental. Todos los gastos pueden acompañarse de la documentación oportuna que los justifique (presupuestos solicitados, facturas de proveedores, tickets de viaje, etc.) para facilitar su valoración.
Interfaz intuitiva: Cuadros de mando. Es una herramienta sencilla y abierta a todo tipo de usuario, 100% personalizable. Ofrece múltiples gráficos que ayudan tanto a activar solicitudes como a valorarlas, comparando distintos campos.
Validadores y solicitantes reciben alertas vía correo electrónico para informarles del estado de las solicitudes: activadas, pendientes, aprobadas, denegadas, ejecutadas.
Máxima Flexibilidad. Fácilmente parametrizable, permite que cualquier cambio en el circuito de gastos se incorpore fácil y rápidamente.
Infraestructura TI. Su puesta en marcha tan solo requiere un servidor Microsoft SQL Server y un servidor IIS (Internet Information Service) para asegurar su acceso online.
2- Control del presupuesto de gastos
La solución desarrollada por Orbit tiene un plus añadido porque, a las ventajas indicadas anteriormente, se une su capacidad para no solo gestionar gastos, sino vincularlos a presupuestos que determinen su aprobación o denegación.
Activación del flujo de aprobación según disponibilidad presupuestaria. Solo se incorporan al proceso de validaciones aquellos gastos que cuenten con un presupuesto positivo, denegándose automáticamente los vinculados a uno ya agotado. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a los validadores.
Ampliación y reasignación de presupuestos. Los solicitantes pueden utilizar la herramienta, también, para pedir el incremento de un determinado presupuesto, así como la convalidación de partidas no ejecutadas en determinados gastos para solicitar otros, iniciándose un flujo de validación.
Distintos niveles de presupuestos. La solución permite definir 4 niveles de presupuestos para identificar al máximo detalle cada una de las solicitudes de gasto y facilitar su control. Por ejemplo: Actividad-Programa-Subprograma-Partida; o Área-Departamento-Producto-Componente.
Una solución integral para todo tipo de Pymes: Le ayudamos a definir sus flujos
Orbit Consulting Group ha configurado esta solución vertical para la gestión de gastos basándose en su profundo conocimiento de las funciones BPM (Business Process Management) de Sage CRM y en su amplia experiencia acompañando a las Pymes en su transformación digital.
Le ayudamos a definir los flujos más óptimos para su negocio y automatizarlos de forma sencilla en una solución diseñada para adaptar, fácilmente, cualquier cambio y consolidarse como una inversión a largo plazo. Además, en todo momento contará con el soporte de nuestros profesionales para ampliar sus prestaciones e, incluso, adaptarla para gestionar otros procesos empresariales.
