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Software CRM compliance GDPR para el tratamiento de los datos personales
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – conocido también como GDPR (General Data Protection Regulation) en inglés – exige la puesta en marcha de una nueva política de procesamiento de los datos personales.
GDPR incorpora nuevos derechos para los ciudadanos y obligaciones para las empresas que impactan en la gestión de los datos personales. Su incumplimiento se penaliza con sanciones de hasta 20 millones de € o un 4% de la factura anual.
Es crítico contar con una herramienta que simplifique y automatice los procesos relativos a la obtención del consentimiento expreso en la recogida de los datos, el derecho al olvido y a la portabilidad, además de los ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), ya reconocidos en la LOPD.
El programa Sage CRM cuenta con funcionalidades de software BPM que permiten desplegar y gestionar todos los procesos necesarios para tramitar esos derechos siguiendo lo estipulado por el RGPD.
Solicite Información sobre el cumplimiento del GDPR
Solución para gestionar la obtención del consentimiento explícito de datos del GDPR
Una de las principales novedades del RGPD o GDPR es que las empresas están obligadas a obtener un consentimiento explícito de los ciudadanos en el momento de la recogida de sus datos personales.
“El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, especifica, informada e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal”.
Con Sage CRM es posible automatizar todo el proceso de obtención de este consentimiento mediante una completa gestión documental. Proporciona una gestión centralizada y vinculada al resto de la gestión de clientes.
¿Qué es posible hacer con la Gestión documental GDPR de Sage CRM para la obtención de consentimientos?
Generar o incorporar un documento/formulario plantilla que enviar a los clientes de la BBDD o a aquellos que queramos añadir a ella
Realizar cómodos envíos de estos documentos directamente vía email a los contactos
Crear un sencillo formulario electrónico solicitando el consentimiento que puede insertarse en las comunicaciones que se desee
Recibir e integrar en el programa los documentos enviados automáticamente. Si se reciben en papel, se digitalizarán directamente para su posterior almacenamiento
Almacenar los consentimientos afirmativos y negativos convirtiéndolos en registros fehacientes vinculados a cada cliente
Acceder fácilmente a los consentimientos mediante búsquedas intuitivas para responder a cualquier reclamación del cliente o de la autoridad pertinente, presentándolos como evidencias
Establecer un histórico de las comunicaciones llevadas a cabo y de las respuestas recibidas para aplicar una trazabilidad completa a este trámite
Anonimización de registros y el derecho al olvido según RGPD
Mediante el derecho al olvido, el ciudadano puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no sean necesarios para cumplir la finalidad que motivó su recogida, no haya dado su consentimiento de uso previo o se hayan recopilado de manera ilícita.
La organización está obligada a borrarlos… pero mediante su anonimización es posible salvaguardar aspectos críticos no vinculados al concepto dato personal que son muy valiosos para mantener o generar métricas clave para el negocio.
Para facilitar este proceso, Sage CRM permite llevar a cabo una validación masiva de los campos a anonimizar en los registros.
Realización de auditorías GDPR sencillas y seguras
Con el software Sage CRM se automatiza la gestión documental del ciclo de vida de los derechos y obligaciones del GDPR. De esta manera, es posible controlar todas las comunicaciones que se mantengan con los clientes en el ejercicio de sus derechos y presentarlas a las autoridades competentes si son reclamadas.
Además de ser una pieza clave para el tratamiento de los datos personales, la flexibilidad de Sage CRM/BPM permite añadir una sección propia desde la que llevar el registro de medidas preventivas y correctivas que se apliquen a la plataforma IT. Así se simplifican y aseguran las exigencias del RGPD sobre seguridad y fuga de datos.
Orbit Consulting Group:
Solución integral legal y tecnológica RGPD
Desde Orbit Consulting Group ofrecemos a las organizaciones un plan de acción legal y tecnológica para garantizar el cumplimiento del RGPD. Contamos con un equipo mixto de especialistas legales y profesionales TI que simplifican y agilizan el proceso de adecuación a GDPR.
Descarga aquí nuestro eBook La Tecnología que necesitas para cumplir GDPR ¿Qué sabes del RGPD?, comprueba tu nivel de adaptación a GDPR y descubre en qué podemos ayudarte.
