Hoja de ruta para usar Microsoft 365 Copilot y agilizar cualquier tarea

10 Mar Hoja de ruta para usar Microsoft 365 Copilot y agilizar cualquier tarea

Entendible que no quieras levantarte de la cama. Hoy tienes tres reuniones, te toca terminar ese informe que se te ha atragantado, revisar tropecientos correos y, claro, gestionar los imprevistos de siempre. Y como tú, la mayoría de tus compañeros y compañeras. Los asistentes de IA permiten simplificar el trabajo diario y reducir los tiempos de ejecución. ¿Sois usuarios de Microsoft 365? Tomad nota de esta hoja de ruta para usar Microsoft 365 Copilot y agilizar cualquier tarea.

Es cierto que trabajar con la plataforma de productividad de Microsoft en la nube MS 365 facilita las tareas al centralizar en un único punto todas las herramientas de producción, pero Copilot le pone la guinda. Es un paso más que impulsa la digitalización de procesos.

Microsoft 365 Copilot, el asistente de IA de Microsoft, es la capa de IA que se pone encima de todas sus herramientas para hacerlas más productivas. Al trabajar dentro de MS 365 con Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint… se puede echar mano de MS Copilot para simplificar con IA cualquier actividad mecánica. Pero frente a lo sencillo que es usarlo, si queremos aprovechar al completo sus funcionalidades es necesario resolver cierta complejidad técnica y de negocio, y no todas las empresas están preparadas. Te lo explicamos.

Para qué sirve Microsoft 365 Copilot: funcionalidades

La principal ventaja de Microsoft 365 Copilot es que automatiza tareas que dan mucha pereza hacer y tampoco aportan un gran valor. Reduce el tiempo de trabajo. Y todo ello sin tener que aprender o cambiar programas porque es un botón más al que se accede en cada una de las herramientas de MS 365. Estos son algunos de los usos de Copilot para tareas diarias en el puesto de trabajo:

• • Buscar información interna. Es el sabueso de la organización. Localiza cualquier dato, documento, conversación, imagen, etc., que le solicites. Nada se pierde.
  • Automatizar flujos de trabajo. Sin necesidad de programar, es posible conectar aplicaciones y sustituir tareas manuales por procesos automáticos; por ejemplo, el ciclo de vida de las aprobaciones.
  • Gestionar el correo de Outlook. Prioriza los correos importantes, redacta mensajes en el tono que sea oportuno, resume hilos interminables de conversaciones…
  • Redacta, corrige y mejora documentos en Word. Dale una instrucción: generar textos, cambiar el tono, mejorar documentos ya existentes, hacer resúmenes… y voilà ahí están sus propuestas.
  • Analizar datos en Excel. Olvídate de fórmulas complejas. Pregúntale sobre los datos que te interesan de forma natural y te proporciona gráficos y explicaciones de tendencias, patrones… Ya no es necesario tener un perfil de analista especializado.
  • Organizar Teams. Es como tener un servicio de secretaría continuo. En las reuniones, toma notas por ti y luego genera un resumen con los puntos clave y acuerdos. Así la trazabilidad está garantizada, y puedes consultar en cualquier momento lo tratado.
  • Realizar presentaciones en PowerPoint. Dale una instrucción o facilítale un texto o un documento, y se encarga de generar una presentación con un contenido estructurado.

Eso sí… ¡¡¡importante!!! El trabajo de Copilot debe estar supervisado por los humanos que son los que pueden darle el contexto definitivo y afinar sus resultados. Su gran ventaja es reducir al máximo los tiempos de las tareas repetitivas y rutinarias.

Errores al utilizar Microsoft 365 Copilot

Los beneficios de MS 365 Copilot son muchos, pero no es una varita mágica, no basta con instalarlo y punto. Su eficacia depende totalmente de cómo tengáis los datos en vuestra empresa. Si están desfasados, no están organizados ni bien clasificados, los resultados de Copilot no serán fiables. Así que el primer paso para implementarlo es revisar los datos y documentos con los que se va a alimentar. Sin olvidar que los permisos de acceso sean correctos, no vaya a ser que ponga en manos de perfiles informaciones que no deberían tener. Es fundamental aplicar medidas de seguridad al configurar Copilot para evitar riesgos reputacionales y legales.

Otro error es empezar a usar Copilot a lo loco y para todo. Lo recomendable es identificar un par o tres procesos, probarlo e ir escalando. Más riesgos al usar MS 365 Copilot: que los usuarios de negocio lo utilicen sin una formación previa. Es importante transmitirles la idea de que lo que diga el asistente no va a misa. La decisión final, incorporando los matices que consideren, es suya. Para obtener los mejores resultados, es bueno enseñarles a configurar prompts eficaces y promover que los compartan entre los departamentos.

También es arriesgado implantar Copilot y olvidarse ya del asistente. Es necesario monitorizar su uso y resultados para ver si está cambiando para bien los procesos. Quizás haya que ajustar los permisos, lanzar otros casos de uso… Solo así la rentabilidad de MS 365 Copilot está asegurada.

Servicios para desplegar y gestionar Microsoft 365 Copilot

Lo más recomendable para evitar los errores apuntados es delegar el despliegue de Microsoft 365 Copilot en un partner especializado. En Orbit Consulting Group somos especialistas en la migración a los servicios Microsoft 365 y su implantación personalizada integrando sus distintas aplicaciones. Somos un partner especializado en Microsoft 365 Copilot.

Nuestros profesionales se encargan de auditar el entorno TI y de negocio de la empresa para poder adaptar Copilot a las necesidades y los procesos de cada organización. Una vez puesto en orden la gestión de los datos, a continuación, realiza la integración y configuración de MS 365 Copilot con el uso que se haga de aplicaciones de Microsoft 365 y los flujos que gestionan. Y, algo muy importante: en todo momento, desde Orbit aplicamos y vigilamos una política de permisos y accesos para que la información más crítica siempre esté protegida.

También apoyamos en la gestión del cambio cultural que supone el uso de la IA en las organizaciones. Y es que solo si se sabe cómo utilizarla, será posible alcanzar los resultados esperados. Hay que monitorizar su uso, medir y sacar conclusiones para solventar problemas.

En esta lista de vídeos puedes conocer con detalle muchos de los casos de uso de Microsoft 365 Copilot:

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para para pymes de Madrid con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional. Combina esta expertise con el diseño y el despliegue de soluciones de arquitectura TI. Además, proporciona Soporte Informático y Servicios Gestionados TI.