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14 Mar Cómo elegir un programa ERP que convenza al CFO
El impacto positivo que tiene implementar un ERP en una organización es indiscutible, como también lo es la necesidad de analizar el proyecto detalladamente antes de iniciarlo ya que marcará un antes y un después en la manera de gestionar la organización. Por eso es muy importante diseñar una hoja de ruta clara que ayude a seleccionar el mejor ERP para la compañía, y convenza totalmente al director financiero (CFO, Chief Financial Officer) de su relevancia para el negocio.
El primer punto pasa por detectar que ha llegado el momento de interesarse por un programa ERP. A medida que las compañías crecen, su operativa y sus distintos departamentos y/o delegaciones son más difíciles de gestionar. Conviven múltiples sistemas, unos adquiridos, otros desarrollados a nivel interno, que se han ido implementando para poder responder a nuevas necesidades, siendo muy compleja su administración. Un software ERP avanzado permite unificar la gestión integral de la organización en un único programa.
La cuestión es cómo saber, de los muchos programas ERP que hay en el mercado, cuál es el más idóneo para mi empresa. Para empezar es muy recomendable examinar qué ofrece cada una de las propuestas de los fabricantes referidas a valor que aporta a mi negocio, coste, flexibilidad y referencias.
- Valor añadido. Este se descubre haciéndose preguntas del tipo: ¿cómo me va a ayudar a ejecutar mejor mi estrategia de negocio? ¿Cómo se adapta a mis necesidades actuales y previstas en un futuro? ¿Es una herramienta que me va a permitir diferenciarme de mi competencia? ¿Tengo asegurada su conexión con otros sistemas internos y externos para poder acceder a datos críticos cuyo análisis ayuden a tomar las mejores decisiones?
- Flexibilidad. Es fundamental tener la seguridad de que el ERP va a acompañar a la empresa en su crecimiento o en los distintos cambios que sufra el negocio. Su escalabilidad y capacidad de adaptación a las cambiantes necesidades de las empresas hoy en día son cuestiones decisivas. También, hay que tener claro los planes de actualización y fin de soporte del fabricante, y si las distintas versiones del software respetarán las personalizaciones realizadas.
- TCO (Total Cost of Ownership). El coste de un ERP comercial no es solo el precio de las licencias (ya sean adquiridas o en suscripción si es un ERP SaaS). A este total tienen que sumarse otras partidas relativas a migraciones, implementaciones, personalizaciones, integraciones con sistemas, formación, soporte y mantenimiento. Un proveedor responsable debe facilitar al máximo detalle estos aspectos para que no haya sorpresas finales. En todo caso, informarse sobre cómo fue la experiencia en otras organizaciones de tamaño semejante y condiciones similares es una buena práctica.
- Referencias. Es importante acceder a experiencias de éxito de compañías con ese software… y conseguir, en la medida de lo posible, testimonios también de empresas en las que no se pudo realizar la implantación por las circunstancias que fueran. Es una información que hay que reclamar al proveedor y que, también, se puede conseguir a través de colegas.
Evaluación e implementación de ERP: ¿Qué exigir y cómo valorarla?
Tras decantarse por lo que teóricamente ofrece una solución, es tiempo de ponerla a prueba. La evaluación de un programa ERP es algo crítico. Hay que exigir que se muestre su potencial en los procesos y datos existentes en la compañía y con usuarios de negocio reales. La elección del equipo evaluador es fundamental. Cuantos más diferentes roles, mejor. Así se verá la aceptación o no de su interfaz y facilidad de uso. La opinión de todos es muy importante para poder personalizarlo acertadamente.
Posteriormente viene el proceso de implantar un ERP, que es decisivo. Este incluye la configuración y la personalización, la selección del equipo que la llevará a cabo, su puesta en marcha y comprobación, y la formación de usuarios. Es importante destacar el valor de la formación continua del personal, solo así se tendrá la garantía de que la herramienta se está aprovechando al máximo.
La ayuda de una empresa de soporte TI informático y especialista en ERP para cubrir las distintas fases apuntadas anteriormente (es decir, analizar las condiciones de la empresa, diseñar la solución ERP, afrontar su despliegue y garantizar su soporte y evolución futura) es básica para poder confeccionar un plan de implantación de ERP certero que cuente con el visto bueno del departamento financiero.
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