Cuándo actualizar un ERP: El cambio sin riesgos

11 Nov Cuándo actualizar un ERP: El cambio sin riesgos

Si algo estamos aprendiendo en estos tiempos de cambios continuos es que nada vale para siempre… y menos la tecnología. Las organizaciones tienen que comprender que, si quieren participar en la nueva economía digital, necesitan revisar continuamente el potencial de sus soluciones de negocio, y en concreto de los software de gestión ERP & CRM, para responder a las nuevas demandas del mercado. Pero esto tampoco significa que, cada poco tiempo, haya que poner todo ‘patas arriba’. Invertir en TI siempre supone un considerable desembolso económico que hay que saber rentabilizar adecuadamente

Implementar un programa ERP en Pymes es un hito que marca un antes y un después. Sin duda sus beneficios lo compensan con creces, pero su puesta en marcha conlleva un cambio de mentalidad y un gran esfuerzo organizativo.

Por eso, muchas organizaciones se resisten a aceptar que, con el tiempo, su sistema rey se ha quedado obsoleto y pide a gritos una renovación. Acomodadas en su uso diario, van estirando sus funcionalidades al máximo sin darse cuenta de que ya existen otras prestaciones que mejoran estas, agilizan los procesos y permiten afrontar nuevas oportunidades de negocio a las que ahora tienen que renunciar.

Para evitar esta situación, es crítico que, al adquirir un software ERP, las organizaciones valoren la capacidad del proveedor para evolucionar y mejorar ese producto, paulatinamente, mediante actualizaciones que eviten tener que sustituir por completo la solución, provocando cambios bruscos que pongan en riesgo la operativa del negocio.

La importancia de los Servicios de mantenimiento IT

Actualizar el sistema ERP es como llevar el coche al taller; los ‘arreglos’ puntuales evitan el desguace. Pero al igual que con el coche todos queremos contar con un mecánico de confianza que nos guíe, en tecnología es básico trabajar mano a mano con especialistas de servicios de mantenimiento IT que conozcan las posibilidades del programa ERP y su mejor adaptación a cada empresa.

Una consultora TI experta en Pymes resulta un aliado imprescindible a la hora de repasar conjuntamente los módulos en uso y detectar las actualizaciones más pertinentes. Y lo es porque un socio tecnológico que entienda el negocio vincula sus necesidades a otras funcionalidades que todavía no se utilicen y a mejoras incorporas en el ERP original que el cliente desconoce. Además, se encarga de la integración de las nuevas actualizaciones con el resto de los sistemas corporativos, así como de la formación de los usuarios.

Cada empresa tiene sus prioridades, pero hay algunas funciones que un ERP debe aportar hoy en día para impulsar la competitividad en las empresas… si no es así, decididamente es tiempo de actualizar…:

• Herramientas de análisis. Los ERPs avanzados ya incorporan funcionalidades de business intelligence para facilitar la toma de decisiones: reportes, cuadros de mando, indicadores de negocio (KPIs), etc.
• Flujo de facturación y eFactura. Integración de facturas en ciclos de gestión documental (digitalización, examen, detección de datos, contabilización…), así como recepción y emisión de facturación electrónica.
• No solo contabilidad y finanzas. Un programa ERP moderno permite gestionar múltiples áreas vinculándolas entre sí. Incluso procesos tan complejos como proyectos (planificación, lanzamiento de productos, seguimiento…) o fabricación (planificación, conexión con el equipo productivo y el personal de planta…).
• Interfaz cada vez más intuitivo. La potencia que hay detrás de un software ERP puede desaprovecharse si no cuenta con un front-end atractivo que sea fácil de utilizar. Incorporar buscadores con filtros o simplemente colores distintivos a campos, filas, desgloses, etc., son algunos ejemplos que aumentan la productividad de los empleados y su satisfacción con la solución.

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid.