Cartronic Group

Sector: Distribución (Mayorista informática)

Cifras de negocio: Cerró 2013 con una facturación cercana a los 14 millones de euros. Cuenta con 25 empleados y cerca de 1.000 clientes.

Ubicación: Oficina central en San Sebastián de los Reyes (Madrid) y colaboradores comerciales en distintas partes del mundo.

Solución: Personalización e implantación de Sage CRM, integración con Sage 100 y despliegue de Cuadros de Mando e Informes ad hoc. Servicio de Soporte.

Situación de Partida

Cartronic Group es una empresa distribuidora de productos y soluciones de informática con una sólida presencia en el mercado nacional que cuenta con representaciones comerciales en distintos puntos del mundo como Sudamérica, Hong Kong, Norte de África y Oriente medio. La adopción de un enfoque gerencial orientado a la dirección por objetivos como estrategia para impulsar el crecimiento de la compañía determinó la revisión de sus flujos comerciales y sus soluciones de gestión para comprobar su eficacia ante este nuevo planteamiento.

La compañía detectó que con los módulos de contabilidad y gestión comercial de su ERP Sage 100, implantado hacía 14 años, no podía responder a su necesidad de realizar un detallado seguimiento de las oportunidades y los procesos comerciales. Lo complementaba con el uso de Hojas de Cálculo “pero la dinámica era muy farragosa y poco eficaz. Obteníamos una mínima foto de lo que estaba pasando”, indica José Manuel Fernández Cobo, director comercial de Cartronic Group.

Eran conscientes de que necesitaban una solución CRM para automatizar y controlar completamente su gestión comercial. “Nuestra oferta ha cambiado. Ahora proporcionamos productos, proyectos y soluciones con un alto valor añadido, que requieren más tiempo en la gestación de pedidos, más seguimiento y mayor control”.

La Propuesta de Orbit Consulting Group

Se valoraron distintos softwares, como es el caso de Sugar CRM, pero finalmente se seleccionó Sage CRM, solución que vino de la mano de Orbit Consulting Group, responsable del mantenimiento de su ERP Sage 100 desde hace diez años. “Nos decidió su sencilla implementación e integración con Sage 100 y, sobre todo, la tranquilidad de saber que Orbit se iba a encargar del proyecto”.

La implantación de Sage CRM estuvo precedida de un periodo de análisis y consultoría para personalizar al máximo las funcionalidades de la solución con las necesidades de Cartronic Group. Para ello se montaron equipos de trabajo colaborativos entre personal de preventa y comercial, y los especialistas de Orbit.

Además de la parametrización ajustada a los flujos y procesos comerciales indicados por Cartronic Group, y más allá de las capacidades propias del sistema, Orbit enriqueció la solución desarrollando una herramienta para la creación de Cuadros de Mando e informes ad hoc dirigidos a los mandos directivos. Y se encargó de integrar Sage CRM con el ERP Sage 100 para permitir la consulta de información almacenada en él relativa a ventas, así como la generación automática de pedidos y presupuestos.

“El proyecto se desarrolló en solo un mes. Realizamos un trabajo conjunto muy fructífero en el que se mezcló a la perfección nuestro conocimiento respecto a lo que necesitábamos con la gran experiencia de Orbit en este tipo de despliegues”, apunta José Manuel Fernández Cobo.

Beneficios Obtenidos

Tras la implantación de Sage CRM y su integración con su ERP Sage 100, Cartronic Group cuenta con un sistema automatizado desde el que gestionar todo el ciclo comercial de preventa y venta (oportunidades, previsiones, seguimiento, comunicaciones) con sus correspondientes flujos y un Cuadro de Mando específico.

La solución es utilizada por 17 usuarios del área comercial y de administración. “Los comerciales pueden reflejar en el CRM cualquier acción, contactos que se hagan por teléfono, email…, registro de ofertas, envío de documentación, etc. Cuando esa oportunidad ya es pedido, se vuelca en el ERP pulsando solo un botón y pasa a los departamentos de administración y logística para proceder a facturación, compras, entrega, cobro, etc.”, explica el director comercial de Cartronic Group, “Y esto lo pueden hacer accediendo al programa desde cualquier dispositivo a través de un simple navegador, lo que nos da mucha flexibilidad”.

Por su parte, los Cuadros de Mando se han convertido en una herramienta básica en la que consultar toda la información generada en los procesos comerciales de forma integrada para valorar cada acción y poder tomar las mejores decisiones de negocio.

“Antes estábamos en una nebulosa. Hemos pasado de no ver nada a verlo casi todo”, destaca José Manuel Fernández Cobo, “Tenemos los datos necesarios y una visión integrada del ciclo comercial para seguir al detalle las oportunidades con el fin de convertirlas en pedidos”.

La satisfacción de Cartronic Group con el despliegue es total. Asesorados por Orbit, han descubierto las múltiples posibilidades de Sage CRM por lo que, próximamente, prevén ampliar su uso. “Queremos ir integrando en él todo tipo de procesos, como gestión de productos defectuosos, líneas de consulta de clientes, etc. A medio plazo, quisiéramos que el ERP fuera solo el backoffice de facturación y pasar el resto de los procesos al CRM, de manera que se convierta en el sistema core de la empresa. También queremos expandir la herramienta de Cuadros de Mando a todo el equipo comercial”.

El Valor de Orbit Consulting Group

Para el director comercial de Cartronic Group, el trabajo realizado por Orbit ha sido crítico en el éxito de este proyecto: “Tenemos siempre línea directa con ellos. Pusieron a nuestra disposición un equipo de cuatro personas, cada una especializada en distintas áreas, y un coordinador. Su experiencia ha sido fundamental, nos han aconsejado en todo momento”.

José Manuel Fernández Cobo pone un ejemplo: “Durante la parametrización, debatíamos sobre a quién otorgar permisos de acceso y a qué. Orbit nos recomendó plantear la solución lo más transparente posible. Y fue lo más acertado porque no se nos debe olvidar que es una herramienta para vender, así que cuanto más accesible sea al equipo mejor. Sus consejos también fueron clave al sugerirnos, también, flujos lo más sencillos posibles”.

A pesar de la facilidad de uso y administración de la solución, la formación recibida y del conocimiento que aporta el día a día, en Cartronic Group son conscientes de que necesitan contar con el soporte continuo de Orbit. “Tenemos contratada una bolsa de horas y acudimos a ella ante cualquier incidencia que no sepamos resolver. Siempre están ahí aportando soluciones a tiempo. Además, serán imprescindibles para afrontar las siguiente fases de ampliación del uso del CRM y los Cuadros de Mando”.