Cómo utilizar Microsoft Exchange para impulsar la colaboración empresarial

Microsoft Exchange colaboracion empresarial

Cómo utilizar Microsoft Exchange para impulsar la colaboración empresarial

Los entornos colaborativos son fundamentales en las empresas actualmente. La comunicación y conexión continua entre no solo los empleados, sino también proveedores, socios y clientes es clave para imprimir la agilidad y frescura que necesitan las organizaciones para ser competitivas. La Colaboración Empresarial es clave hoy en día.

En estos tiempos de comunicación multimedia urge implantar soluciones capaces de unificar las distintas interrelaciones que se llevan a cabo en el seno de las compañías. Las herramientas de mensajería han sido críticas para el intercambio de correos electrónicos, pero hoy en día hay que pedirles más. Deben convertirse en plataformas de mensajería para entornos colaborativos, es decir soluciones avanzadas que ofrecen mucho más que simplemente la recepción y el envío de emails. Es el caso de Microsoft Exchange Server.

Sin embargo, sorprendentemente, todavía hay muchas empresas que continúan trabajando con servidores POP 3/IMAP o incluso herramientas de Webmail públicas como Google, Yahoo, Hotmail, etc. Todas estas son opciones diseñadas para el consumidor final con opciones muy limitadas para los ámbitos empresariales.

En principio, la solución de Colaboración Empresarial Microsoft Exchange Server es un servidor de correo electrónico que ofrece un mayor control, más facilidades de acceso a los buzones de los usuarios, permitiendo trabajar con varios buzones de forma simultánea bajo el mismo nombre de dominio, y garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo. Pero hay mucho más. Permite que los usuarios accedan y compartan de forma unificada calendarios, contactos y tareas desde cualquier equipo fijo y dispositivo móvil.

La posibilidad de contratar online esta solución de mensajería para entornos colaborativos es una puerta abierta a que muchas Pymes puedan aprovechar sus muchas ventajas, de manera específica o dentro de Office 365.

Ventajas de Microsoft Exchange: Comunicación Unificada multimedia

Su valor como herramienta de colaboración se refuerza por su vinculación a otras soluciones como Microsoft SharePoint. Esta solución CMS (Content Management System) permite desplegar intranets en las que disponer de un espacio para compartir documentos y diseñar procesos conectado directamente con Exchange para poder participar en ellos de forma sincronizada incorporando lo que sea necesario: archivos, comentarios…

Pero más allá de facilitar el intercambio de documentos, Microsoft Exchange puede convertirse en la piedra angular en la que basar una plataforma completa de mensajería unificada, conectada a la telefonía corporativa e integrada en soluciones de videoconferencia como Skype o Microsoft Lync.

A nivel de administración IT, la solución de Colaboración Empresarial supone centralizar en una misma interfaz y un único entorno de servidor las redes de datos, telefonía y correo electrónico. Y a nivel de usuario, esto significa que en un mismo buzón gestionará sus distintas comunicaciones multimedia.

Ventajas de Microsoft Exchange Server: Utilidades de mensajería de voz

La incorporación de la telefonía de voz en Microsoft Exchange incluye múltiples funciones. Entre ellas, la capacidad de recibir mensajes de voz y que el usuario pueda abrirlos directamente para reproducirlos, agregando o modificando notas. También, pueden definirse la acción de contestador automático para responder llamadas entrantes en nombre del usuario, reproducir saludos personales, grabar mensajes y enviarlos a su bandeja de entrada como un mensaje de correo electrónico.

Desde el contestador automático pueden fijarse reglas de respuesta a llamada como:

  • Dejar un mensaje de voz para el usuario habilitado para mensajería automática.
  • Transferir a un contacto alternativo del usuario habilitado para mensajería unificada.
  • Transferir al correo de voz del contacto alternativo.
  • Transferir a otros números de teléfono que ha configurado el usuario habilitado para mensajería unificada.
  • Usar la característica «Buscarme» o busque al usuario habilitado para mensajería unificada con una transferencia desde un operador.

Como elemento pivote de una plataforma de comunicaciones unificadas dentro de una solución Colaboración Empresarial, también es destacable que si los usuarios son parte de una implementación híbrida o de Office 365, y configuran las opciones de buzón de voz con su número de teléfono móvil y el reenvío de llamadas, pueden recibir notificaciones de llamadas perdidas y mensajes de voz nuevos en sus teléfonos móviles en un mensaje de texto a través de SMS.

Microsoft Exchange para impulsar la Colaboración Empresarial

Dentro de las herramientas para entornos colaborativos existentes en el mercado MS Exchange es una opción ganadora que va ya por su versión 2016. Entre las mejoras de Microsoft Exchange 2016, cabe destacar la presentación de dos maneras de acceso a SharePoint. Una de forma local en SharePoint 2016 y otra híbrida; es decir, almacenando los documentos de SharePoint en la Nube. Se ha perfilado más la búsqueda de contactos en la libreta de direcciones, dando prioridad a aquellos contactos más utilizados; y se ha fortalecido la seguridad, al soportar el cifrado BitLocker.

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